平成３１年３月２９日にテレビ電話による定款認証が始まってもうすぐ３年が経ちます。
最初は戸惑うこともありましたが、
慣れてしまえば行くとの変わりありません。
私がいつもやっているテレビ電話定款認証の流れです。
参考になると嬉しいです(^^）
テレビ電話による定款認証の流れ
１．定款案を作成する
通常の定款認証と同じです。
いつもどおり定款案を作成します。
２．管轄の公証役場に電話
公証役場によってはホームページにメールアドレスを記載しているので、
そこ宛にいきなりメールをしても大丈夫です。
が、私はとりあえず１本電話を入れてからメールをするようにしています。
最初の頃は不安だったので、
この電話の時に何をメールしたらいいか
確認するようにしていました。
管轄の公証役場とは
定款認証の公証役場の管轄は、
本店所在地の公証役場です。
例）
本店所在地：東京都中野区
日本公証人連合会のHPから東京都を選択して、
表示された公証役場であればどこでもOKです。
登記のように細かくわかれていないので、
本店所在地が中野区の場合でも、
東京都内の他の区にある公証役場で認証が可能です。
私はいくつかやってみた中で
一番親切に対応していただいた公証役場でお願いするようにしています。
３．必要書類をメールする
定款案をチェックしてもらうのに必要な書類は以下のとおりです。
公証役場によって若干違いはありますが、これを送っておけば問題ないようです。
・定款案
・実質的支配者の申告書
※このときに電子署名して添付しておけば郵送は不要です。
・発起人の顔写真付きの本人確認書類
・印鑑証明書
※印鑑証明書は、公証役場によっては不要と言われることもありますが、私はいつも添付するようにしています。
４．内容をすり合わせて確定させる
これは通常の定款認証と同じです。
５．認証日を決める
定款の内容が決まったら、認証日を決めます。
公証役場によって、フォーマットで送信してねと言われることもあれば、
電話で受け付けてくれるところもあります。
６．認証日までにやっておくこと
認証日が決まったら、そこに向けて書類の郵送等をします。
認証手数料の支払い
認証手数料の請求がメールでくるので認証日までに振込をします。
認証URLが届く
請求メールと一緒または別で、
認証日にアクセスするURLが届くので
当日ばたばたしないように、きちんとメールが届いたことを確認して
私はフラグを立てておきます。
書類を郵送する
必ず認証日までに書類が届いていなければいけません。
不動産登記のように郵送方法に指定はありませんが、
印鑑証明書等を入れるので私は赤レターパックで郵送しています。
郵送する書類は以下のとおりです。
・委任状付き定款（発起人の実印）
・実質的支配者の申告書（電子署名してメールしてる場合は不要）
・発起人の印鑑証明書
・事務所の謄本（法人の場合）
△CD-R
※定款認証に行く場合は、CD-Rを持参してそこにデータを入れてもらいます。
しかし、テレビ電話の場合は殆どの公証役場で「自分で公文書ダウンロードしてね」と言われます。
10か所くらいの公証役場でテレビ電話認証をしましたが、
今のところCD-Rにやいてくれた公証役場は１か所だけです。
７．認証当日、送られてきたURLにアクセスすると公証人とつながる
６で確認したメールに記載のＵＲＬにアクセスすると公証人に繋がります。
持参の場合は、事務員さん宛の復代理委任状とかで
代わりに認証に行ってもらえるのですが、
テレビ電話定款認証の場合、法人の代表者しか対応してもらえません。
会員証と免許証の提示を求められます。
８．認証された定款をダウンロードする※「権」限定の操作方法です
（１）認証終了後、しばらくすると「処理状況一覧」の定款認証オンライン申請の行の右端「公文書」の欄に【公文書】というボタンが現れるので選択します。
（２）表示された「公文書表示」画面の【外部出力】ボタンを選択します。
（３）出力先を選択して【OK】を選択します。
※私はとりあえずデスクトップとかにしてます。
（４）空のＤＶＤをいれて（３）で保存したフォルダごとドラッグしてコピーします。
９．登記申請
いつもどおり【外部取込】⇒【公文書】からCD-Rを選択して操作完了です。
注意点
印鑑証明書は原本還付されます。
１枚の印鑑証明書で進めたい場合は
設立日から、公証役場から原本還付で郵送される日にちを逆算して
定款認証の日程調整が必要です。
流れの中にも書きましたが、
法人の場合は代表者のみの対応となります。
ＢＯＳＳは忘れっぽい生き物です。
スケジュール管理を徹底しましょう。
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